Présences est un module de vie scolaire qui permet de gérer tous les événements (absences, retards, dispenses...etc) ayant lieu au sein de l'établissement scolaire. Il comprend plusieurs parties que nous détaillerons dans cette documentation : La gestion des absences et des appels, La gestion des présences, Le publipostage de tous ces événements.
Le tableau de bord de Présences est la porte d'entrée de ce module et donne accès aux actions quotidiennes des différents acteurs de l'établissement. Sa constitution dépend de votre profil sur l'ENT. Ainsi, personnel de direction, enseignants et parents n'y verront pas nécessairement les mêmes informations.
Le tableau de bord des personnels de direction
Ce tableau de bord se compose de :
Un champ de recherche élève ou classe qui permet d'accéder à la vue calendaire de l'élève ou de la classe sélectionnée (1)
Un champ de recherche classe qui permet d'accéder au registre de la classe pour le mois en cours (2)
Un espace d'alertes qui permet de suivre les excès d'absences, retards, incidents et carnets oubliés (3)
Un espace Appels oubliés du jour : qui se remplit des appels que les enseignants n'ont pas validés 15mn après le début de leur cours (4)
Un espace Déclaration des parents à traiter : qui permet de gérer les déclarations d'absence réalisées en ligne par les parents (5)
Un panneau latéral qui donne directement accès aux absences à régulariser par les élèves. (6)
Le tableau de bord des enseignants
Le tableau de bord Enseignants est plus directement tourné vers la saisie des appels et se compose des éléments suivants :
La liste des appels à effectuer dans la journée. Un clic sur une carte "appel" donne accès à la page complète de saisie d'un appel (1). Un paramétrage permet de choisir la génération d'un ou plusieurs appels pour des cours dépassant 1h. Les appels multiples sont activés par défaut. Cela signifie que pour un cours de 2h, il y aura 2 appels à effectuer. L'activation ou la désactivation de ces appels multiples ne vaut que pour les cours à venir et n'est pas rétroactive. Le choix peut être modifié à tout moment.
La liste des présences qu'il a déclarée dans la journée (2)
Un panneau latéral qui lui donne un accès direct à son appel du moment (3)
Le tableau de bord des parents
Le tableau de bord des parents est centré sur les événements liés à l'élève.
Un historique occupe la place centrale avec un récapitulatif des différents événements de l'enfant (absences, retards, départs anticipés, punitions et sanctions). (1)
Un panneau latéral permet aux parents de déclarer une absence en ligne pour son enfant. (2)
La vue calendaire est le coeur du module Présences pour les personnels de direction. C'est à partir de cette vue qu'il est possible de déclarer tous les événements liés à un élève si on en a les droits.
Y accéder : taper le nom de l'élève concerné directement depuis le tableau de bord dans le champ de recherche jaune et sélectionner-le dans la liste.
Automatiquement la vue calendaire s'ouvre sur l'élève et la semaine en cours.
Depuis cette vue calendaire, vous pouvez :
Déclarer une absence
Soit à l'aide du bouton en haut à droite
Soit en cliquant sur le créneau concerné ou en glissant sur les différents créneaux concernés
Renseigner les champs de date, d'heure et de motif puis cliquer sur Créer. La plage horaire sélectionnée se colore :
en rouge si l'absence est sans motif
en rose si elle a un motif, mais n'est pas régularisée
en vert si elle a un motif et est régularisée
en noir si c'est une absence suivie
Il est possible de régulariser et de suivre une absence directement depuis ce formulaire de création ou de modification.
Déclarer un retard
Soit à l'aide du bouton en haut à droite
Soit en cliquant sur le créneau concerné ou en glissant sur les différents créneaux concernés
Renseigner les champs de date, de créneaux et d'heure du retard puis cliquer sur Créer. La plage horaire sélectionnée se colore d'un petit rectangle violet.
Déclarer un carnet oublié (collège / lycée uniquement)
Enfin, c'est ici que la vie scolaire peut déclarer qu'un élève a oublié son carnet de correspondance. Depuis le bouton "Carnet oublié" en haut à droite de l'écran. Une fenêtre s'ouvre qui vous permet de saisir la date de l'oubli et qui indique le nombre d'oublis déjà recensés.
Ces événements Carnets oubliés seront consultables depuis le registre.
Autres éléments de la vue calendaire
Une fois sur la vue calendaire d'un élève, vous pourrez facilement consulter la vue calendaire des autres élèves de la classe. À côté du nom de l'élève, un bouton avec le nom de la classe et une flèche permet d'afficher la liste des élèves de la classe et de les sélectionner au fur et à mesure.
Vous pourrez aussi aisément sélectionner une autre classe ou un autre élève à partir du champ de recherche.
Enfin, cette vue calendaire vous permet de consulter tous les événements liés à un élève sur les créneaux de cours. Un code couleur + lettre vous permettra d'identifier :
les retards (violet)
les départs anticipés (violet-clair)
les observations (bleu foncé)
les dispenses (lettre D)
les présences (lettre P)
les carnets oubliés (vert d'eau sur l'intitulé du jour)
Le registre permet de consulter tous les événements d'une classe sur un mois. Il est accessible directement depuis la page d'accueil en rentrant le nom de la classe.
Une fois le registre ouvert, il est possible de cliquer sur chaque événement pour en avoir le détail. Il est aussi possible de filtrer l'affichage des événements à l'aide des filtres situés sous la sélection du mois.
Enfin, chaque récapitulatif mensuel peut être exporté au format csv pour traiter les données dans un logiciel tableur.
Petite astuce : la fiche élève de chaque élève est disponible en cliquant sur le nom de l'élève dans tous les tableaux (à l'exception de la liste des événements).
Cette page, disponible depuis le menu "Appels" dans la colonne de gauche, recense :
tous les appels de l'établissement pour le personnel de direction
ses propres appels pour les enseignants
Par défaut, le filtre "appels oubliés" est sélectionné et le filtre "appels sans enseignant" est désactivé. Ainsi apparaissent tous les appels qui n'ont pas été validés par l'enseignant 15mn après le début du cours.
Le personnel de direction peut notifier l'enseignant pour lui rappeler qu'il doit valider son appel en cliquant sur la petite clochette dans la carte de l'appel. Cette notification arrive dans la messagerie ENT de l'enseignant concerné.
L'appel est normalement saisi par l'enseignant, mais peut l'être aussi par le personnel de direction.
La page de saisie d'un appel comporte :
les différents créneaux de cours de l'enseignant (1)
la liste des élèves (qui peut être rangée par ordre alphabétique ou par groupe dans le cas de cours avec plusieurs groupes d'enseignement)
Les différentes actions possibles :
Noter un élève absent en cliquant sur le rond devant son nom : un tiret rouge apparaît pour indiquer l'absence. Dans l'historique à droite, le point correspondant au cours actuel se colore. (2)
Déclarer un retard ou un départ anticipé : en cliquant sur l'état, un panneau latéral s'ouvre qui permet de noter retard, départ et observations. En fonction de l'événement déclaré, un tiret de la couleur correspondante apparaît et le point se colore. Les retards sont en violet et les départs en rose. (3)
Des informations pour l'enseignant sont disponibles sur l'appel :
Si l'élève a été noté absent par le personnel de direction avant le début du cours, l'absence est déjà déclarée et l'élève est grisé. S'il est finalement là, l'enseignant peut mettre une observation à destination du personnel de direction.
Le personnel de direction aussi peut saisir un appel depuis la liste des appels ou depuis son tableau de bord. Il peut directement saisir le motif de l'absence depuis le panneau latéral.
Une fois l'appel effectué, il peut être validé pour qu'il n'apparaisse plus dans la liste des appels oubliés du personnel de direction. Les événements, eux, sont créés dès leur saisie et modifiés instantanément si l'enseignant modifie des données.
La liste des événements
Cette page centralise les événements d'absence, retards, départs de tout l'établissement et permet de les gérer. Il s'agit uniquement des événements ayant déjà eu lieu. Ainsi n'apparaissent pas les absences déclarées dans le futur depuis la vue calendaire.
Chaque ligne du tableau se compose ainsi :
nom de l'élève et classe
date de l'événement
créneaux horaires concernés
motifs
actions en cours sur cet événement
régularisation administrative
état de publipostage
Le clic sur une ligne permet d'afficher le détail des événements par créneau et d'y apposer si besoin des motifs différents.
Enfin, il est possible d'indiquer les actions en cours concernant cet événement. Cela permet au personnel de direction de suivre avec précision le traitement de l'événement même si ce n'est pas toujours la même personne qui s'en occupe. Au clic sur le + une fenêtre s'ouvre qui permet de saisir l'action en réalisée et un commentaire. Une fois validée, l'abréviation de l'action s'affiche dans le tableau.
Cette liste d'événement est bien entendu filtrable :
par élève
par classe
par date
par type d'événement
par créneaux
par motif
par état de l'absence : sans motif, avec motif non régularisé, avec motif régularisé, absences suivies, absences non suivies
Les alertes
La page des alertes recense toutes les alertes déclarées sur l'établissement concernant les événements :
absences
retards
incidents
carnets oubliés
Depuis cette page, il est possible de déclarer une punition ou une sanction pour un ou plusieurs élèves (collège et lycée uniquement). Il est aussi possible de réinitialiser les alertes pour repartir à 0. Pour cela, sélectionner une alerte en cliquant dessus puis choisir l'action à réaliser sur cette alerte.
Il est possible d'arriver sur cette page déjà filtrée en arrivant depuis le tableau de bord personnel de direction en cliquant sur une des alertes.
Les déclarations en ligne
Il est possible grâce au module, pour les parents, de déclarer en ligne une absence pour leur enfant. Cela se fait depuis leur tableau de bord, sur la partie droite de leur écran (voir Tableau de bord Parents).
Ces déclarations une fois validées apparaissent pour le personnel de direction à 2 endroits :
sur le tableau de bord CPE (voir Tableau de bord personnel de direction)
sur la page Déclarations en ligne, derrière le menu "Evénements"
Vous pouvez également noter ces déclarations comme traitées. Cela les fait disparaître du tableau, pour lequel un filtre "non traités" est activé par défaut. Pour retrouver toutes les déclarations, désactivez ce filtre.
Les dispenses
La page des dispenses est à la fois une page de consultation et de saisie des dispenses. Quand des dispenses ont été déclarées, la page met à disposition un tableau récapitulatif sur le mois en cours.
Le bouton Saisir une dispense (également disponible depuis la vue calendaire de l'élève) ouvre une fenêtre pour saisir le nom de l'élève, la période concernée, la discipline concernée, si la présence est obligatoire ou non, un commentaire :
Il est aussi possible de saisir des dispenses récurrentes pour des élèves qui seraient dispensés sur l'année d'une ou plusieurs heures de cours (orthophonie, kiné...).
Depuis la fenêtre de saisie de dispenses, il est possible de choisir "dispense ponctuelle" ou "dispense récurrente".
Cette fonctionnalité vous permet de sélectionner des jours de la semaine ainsi que des créneaux. Il est possible de déclarer ces dispenses récurrentes tous les 15 jours.
Absences collectives
Il est possible depuis ce menu de déclarer une absence pour plusieurs élèves en même temps.
Pour déclarer une absence collective, cliquer sur "Saisir une absence collective" et remplir les différents champs. Enfin sélectionner des groupes ou des élèves puis cliquer sur Valider.
Si des élèves sont déjà absents sur la période, cela sera indiqué dans le tableau des élèves.
Si des élèves déclarés absents à partir d'une absence collective sont modifiés individuellement ultérieurement depuis la vue calendaire, cela sera indiqué dans le tableau des élèves.
Il est possible d'exporter le tableau des absences collectives dans un fichier qui comportera le nom des élèves concernés, des groupes auxquels ils appartiennent et les motifs des absences.
Cette fonctionnalité est celle qui donne son nom au module. Elle permet de déclarer la présence d'élèves sur des créneaux qui ne sont pas inscrits dans l'emploi du temps.
Pour le personnel de direction, la page des Présences présente toutes les présences saisies dans l'établissement. Un filtre permet au personnel de direction de ne voir que les présences qu'il a lui-même remplies. En cliquant sur une carte, une pop-up s'ouvre qui lui permet d'avoir toutes les informations nécessaires sur cette présence. Des champs de recherche "personnel" ou "élève" permettent de retrouver des déclarations de présences spécifiques.
Pour les enseignants, la page des Présences présente toutes les présences qu'il a saisies.
Pour saisir une présence, cliquer sur le bouton Saisir une présence en haut à droite. Il suffit ensuite de remplir les différents champs et de sélectionner les élèves et/ou les classes à ajouter. Il est possible d'ajouter une classe et ensuite d'en retirer certains élèves à l'aide de la croix en fin de ligne.
Il est possible de rédiger un bref commentaire sur la présence de l'élève qui ne sera visible que depuis cette fenêtre.
Enfin, si une présence est déclarée alors que l'élève est par ailleurs noté absent sur un créneau de l'emploi du temps, la lettre P sera visible sur la vue calendaire afin d'avertir la vie scolaire d'un éventuel conflit. Si aucun créneau de cours n'est concomitant avec cette présence, l'information se trouvera uniquement sur la page des présences.
La gestion des incidents est liée à celle des punitions, sanctions et comme pour les absences peut se faire de différents endroits dans le module.
Les incidents
La page des incidents est à la fois une page de consultation et de saisie des incidents. Quand des incidents ont été déclarés, la page met à disposition un tableau récapitulatif sur le mois en cours.
En cliquant sur une ligne, il est possible d'en afficher les détails.
Le bouton Saisir un incident (également disponible depuis la vue calendaire de l'élève) ouvre une fenêtre pour saisir le contexte et les caractéristiques de l'incident ainsi que les protagonistes :
Une fois les champs remplis, il est possible de valider et donc de fermer la fenêtre et de retourner au tableau récapitulatif.
Punitions et sanctions
Cette fonctionnalité permet de déclarer des punitions ou des sanctions à l'encontre d'un ou plusieurs élèves.
Accessible depuis l'entrée de menu Incidents, cette page donne accès au tableau des punitions et sanctions déjà données et vous permet d'en créer une nouvelle à l'aide du bouton en haut à droite.
Après avoir cliqué sur le bouton "Saisir une punition/sanction", une fenêtre s'ouvre avec plusieurs champs à remplir.
Vous pouvez chercher un ou plusieurs élèves
Sélectionner un type : attention le droit de mettre des sanctions est réservé au profil Direction
Vous pouvez entrer une description si vous ne souhaitez pas déclarer d'incident.
Une fois cette fenêtre validée, la ligne correspondant à la punition saisie apparaît dans le tableau. Si vous avez déclaré une punition pour plusieurs élèves, il y aura plusieurs lignes.
Le publipostage permet de traiter en masse l'envoi de courrier aux familles concernant différents événements.
Ce publipostage peut être fait :
par mail
par SMS
par génération de pdf (en cours de développement)
Il peut concerner les absences justifiées ou non, les retards (les punitions et les sanctions en cours de développement). Si absences et retards peuvent faire l'objet d'un même publipostage, les punitions et sanctions doivent être traitées à part.
Des filtres vous sont proposés pour affiner votre publipostage.
Une fois les filtres sélectionnés (1) vous disposez d'un récapitulatif du nombre d'événements à publiposter (2). Si des anomalies existent au niveau des coordonnées des parents, elles seront directement visibles dans un tableau sous le récapitulatif (3). Enfin vous pourrez sélectionner le mode de publipostage à l'aide des boutons en haut à droite (4).
En cliquant sur le mode de publipostage, une pop-up s'ouvre avec :
le récapitulatif de ce qui est envoyé
le message à envoyer : vous aurez le choix du message parmi ceux que vous aurez paramétrés.
la liste des personnes à qui ce message va être envoyé : c'est là que vous pouvez désélectionner certaines personnes.
Une fois le publipostage effectué, il est possible d'en consulter l'historique depuis un 2ème onglet. Cet historique présente tous les envois qui ont été réalisés sur la période que vous souhaitez. Il est ainsi possible de consulter tous les publipostages pour un élève, pour certains types d'événements.
Il existe différents types de statistiques sur le module Présences :
les globales
les mensuelles
les hebdomadaires (à développer)
Les statistiques globales
Elles proposent le total de chaque type d'événements sur une période à définir par l'utilisateur, par défaut la date du jour.
Il est possible de filtrer les événements et de choisir l'affichage à partir de x événements, et d'afficher le détail en créneaux de cours.
Il est possible d'exporter ces statistiques en CSV pour réaliser des traitements plus poussés dans un logiciel de tableur.
Les statistiques mensuelles
Elles proposent par mois et par classe le total du type d'événement sélectionné dans les filtres. En cliquant sur la ligne d'une classe, le détail par élève est disponible.
Il est aussi possible d'afficher ces statistiques sous forme de graphique en cliquant sur l'icône correspondant à côté des filtres.
Il est alors possible de sélectionner plusieurs types d'événements en parallèle pour effectuer des comparaisons. Les champs de recherche en haut de la page permettent de filtrer par classe ou par élève. La vue par défaut est celle de l'établissement dans son ensemble.
Il est aussi possible d'exporter ces statistiques en CSV.
Les statistiques hebdomadaires
Prochainement (pas encore disponible)
Elles proposeront une vue des absences par créneaux avec le pourcentage de créneaux concernés par les absences.
Il est possible de définir les motifs depuis le module Paramétrage vie scolaire.
Le nombre maximal d'oublis de carnet toléré avant le déclenchement d'une alerte est paramétrable.
Les périodes de fermeture sont paramétrables. Et par défaut, si aucun cours n'est positionné sur un jour sur l'année scolaire, ce jour est grisé dans le tableau. Cela permet d'afficher grisés les samedi et dimanche par exemple, s'il n'y a pas cours ces jours-là.
Si l'élève a été absent lors du dernier cours de l'enseignant, une petite icône le lui signale
Si l'élève a oublié son carnet de correspondance (collège ou lycée uniquement), une petite icône le signale à l'enseignant.
Le clic sur l'icône à côté des périodes permet d'accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour saisir un événement sur la journée ou sur une période plus longue.
Les types d'actions et leurs abréviations sont paramétrables.
Le maximum d'événements à atteindre pour déclencher une alerte est paramétrable.
Vous pouvez accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour créer l'absence en cliquant sur l'icône à côté de son nom :
Les lieux et moments pour lesquels il est possible de déclarer une présence sont paramétrables.
Tous les champs de la fenêtre d'incident seront paramétrables.
En fonction du type choisis, de nouveaux champs vont apparaître pour entrer des dates, des heures, etc...
Les types de punitions et sanctions sont paramétrables.
